CONSEIL RESSOURCES HUMAINES
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Les outils du manager : les indispensables - Mener un entretien

La réunion, pour faire vivre les projets collectifs

Cette formation vous permettra de communiquer clairement pour atteindre les objectifs fixés. Elle fait partie des indispensables du manager qui a besoin de savoir recruter, motiver, organiser le travail d’équipe, mener un entretien, animer une réunion, gérer une équipe, évaluer, mener un projet complexe, parler en public, développer son charisme.

Objectifs

- Savoir mener et réussir une réunion
- Savoir fixer des objectifs clairs et contextualisés
- Savoir utiliser les différents types d'animation
Durée
2 jours (14h)
Public
Toute personne qui manage des salariés ou des groupes sur le plan fonctionnel ou hiérarchique.
Toute personne qui aura à manager dans le cadre d'une prise de poste.
Prérequis
Aucun

Préparer la réunion

  • L'importance de la préparation
  • L'environnement et les conditions favorables pour mener une réunion
  • Définir les objectifs explicites et contextualisés
  • Planifier selon les besoins et la culture d'entreprise
  • Se mettre en conditions
  • Timing, durée, fréquence

Mener la réunion - Présenter les objectifs

  • Établir le rapport
  • Se préparer
  • « Vider les aspirateurs » (expressions des émotions)
  • J'écris les objectifs sur un support choisi
  • Je formule positivement mes objectifs
  • Je vérifie que l'objectif dépend de moi
  • Je contextualise l'objectif à atteindre
  • Je parle en terme spécifique, précis
  • Je définis des critères d’évaluation
  • Je vérifie l'écologie du système

Expliquer la tâche

  • Faire connaitre aux participants vos critères de réussite de cette réunion
  • Décrire précisément ce que vous attendez
  • Utiliser divers supports selon vos préférences et celles des participants
  • Connaitre les perceptions, la pensée, la communication

Gagner les participants aux objectifs

  • Vérifier les objections explicites ou implicites
  • L'ordre du jour caché
  • Donner la parole aux participants
  • Si l'objectif est contesté, régler cela immédiatement
  • Maintenir le cap avec l'accord des participants

Activer l’acuité sensorielle

  • Observer
  • Recueillir l'information de façon inhabituelle
  • Etre plus réceptif
  • Observer les changements d'attitude
  • Surveiller les changements de comportements subtils qui sont des éléments de communication
  • Savoir à quel moment il faut réagir

Synthétiser chaque décision importante

  • Résumer chaque décision importante
  • Vérifier les réactions du groupe chaque fois que vous faites le point
  • La congruence , les légers désaccords et les incongruences
  • Etre attentif aux oppositions
  • Prendre l'avantage en anticipant des solutions

Utiliser la chasse aux digressions

  • Mettre en cause l'information, pas la personne
  • Savoir quelles questions poser
  • Rappeler l'objectif et suivre la trajectoire prévue

Synthétiser l’étape suivante (à la fin de la réunion)

  • Vous avez atteint vos objectifs
  • Résumer les décisions qui ont été prises
  • Reprendre les critères de réussite posés au préalable
  • Fixer les échéances pour une prochaine étape

Conclure la réunion - A vous de jouer !

  • Prendre le leadership de la réunion
  • La flexibilité et l'amélioration continue
  • Influencer avec intégrité